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コンプライアンス・マニュアル
はじめに
コンプライアンスとは、法令遵守と訳されますが、それは企業が社会に存続するための前提条件です。私たちの目指すところは、公正かつ適切な経営を行い、当社に与えられた社会的責任を果たしていくことです。
当社の事業は、常駐型サービスの提供やお客様からの業務受託が中心であり、機密保持や業務遂行に対するお客様からの信用のもとに事業を行っています。そのため私たち個人の行動ひとつが、当社の業績を左右するだけでなく、所属する業界、さらには経済全体に少なからず影響を及ぼす可能性があります。
それだけに私たちは、強い遵法意識をもって日々の業務に取り組まなければならず、さらには法令の文言のみならず、その精神までも考慮に入れて行動しなければなりません。
私たちは、経営幹部であるか一般社員であるかにかかわりなく、また職位あるいは職務内容にかかわりなく、役職員全員が等しく、高い倫理観をもって、法令・ルール及び本マニュアルを主体的に遵守し、自分自身の行動に誇りと自信をもって、業務に邁進することが大切です。
1. 目的と基本姿勢
本マニュアルは、当社の業務を遂行する上で、特に重要と思われる、また、注意を要する事項をまとめたものであり、すべてを網羅するものではなく、あくまでも基本事項であります。
そして、コンプライアンスにかかわる判断の基準は、最終的には、個人の良心にあること、高潔なる人格にあることを要求しています。どんなに詳細なマニュアルを作成しても、また、どんなに多くの法令関連資料を配布しても、すべてを網羅することも、また、すべてを理解することもできません。
ICT技術の発達よるネットワークの拡がりは、ビジネスの国際化、情報化、マーケットの自由化を益々進展させ、また、場所や時間に捕らわれず、ビジネスの迅速化が求められる現代にあっては、もっとも重視されるのは、コンプライアンスマニュアルの理念に従おうとする、各人の精神であり、勇気を持った良心であります。そして、この良心に基づいた倫理判断をビジネスの基本に据えることが大切であります。
ここにいう「良心に基づいた倫理判断」とは、自分の個人的な利害あるいは職場やビジネス上の利害を離れ、公平な立場から各人が判断した行為の妥当性、つまりその行為が誰の目から見ても非難を受けることがなく、また、納得できるものであるか、を問い直した上での判断であります。
こうした「良心に基づいた倫理判断」に基づく行動は、単に倫理的行動、法令遵守のみを目指すものではなく、顧客及び社会からの信用失墜などにより、当社及び当社の各役職員にとって重大な結果を招かないために必要なことであります。当社の存続ばかりでなく、各役職員の生活、人生において、深刻な影響を及ぼさないためにも、こうした倫理的判断が重要性を増しております。
「行動を起こす前に、今一度、自分の判断を問い直してください。」
・法律に違反してはいないか。
・友人、家族に自信を持って話すことができるか。
・子供にも同じ道を進ませることができるか。
・新聞やテレビに報道されても堂々としていられるか。
・自分だけが得をする方法をとっていないか。
当社の目指すところは、「お客様にご満足頂けるサービスを提供することで、人々の便利な暮らしを根底で支え、地域の経済発展に貢献する」ことにあります。この経営理念を判断の基準とし、各人の良心に基づいた倫理的判断による行動を行いましょう。
2. コンプライアンス方針
（1）私たちは、社会の一員として、その社会的責任を認識して、健全な事業活動を行います。
（2）私たちは、お客様のニーズに対応し、お客様に満足していただける良質なサービスを提供するとともに、お客様の個人情報・機密情報の管理、保護に細心の注意を払います。
（3）私たちは、事業活動及びその他の活動において、関係法令等の遵守はもちろん、その精神を遵守します。
（4）私たちは、日々の事業活動について公正かつ円滑に行うことはもとより、フェアで透明なビジネスを行います。
（5）私たちは、社会の期待に応じ、社会貢献活動を継続的に推進していきます。
（6）私たちは、従業員をはじめ企業の構成員の一人一人の人権や機会均等を重視するとともに、プライバシーの保護に努めます。
（7）私たちは、地域社会への配慮や、交流活動に力を入れ、地域社会との共生・協調を推進します。
（8）私たちは、難しい倫理的問題に直面したとき、ステークホルダーの皆様に最大限の満足が得られるような解決策を積極的に追求していきます。
※ステークホルダー：当社の事業活動等に関心を持つかまたはその影響を受ける個人、グループまたは組織を意味します。 例えば、お客様、株主、役職員（とその家族）、監督官庁、取引先、債権者、地域住民等が考えられます。
3.遵守事項
（1）お客様に対する私たちの行動規範
「会社の利益」という考え方は、不正な方法によって利益を上げることを正当化するものではありません。私たちは、法令とその精神を遵守し、事業活動を公正かつ円滑に行うことはもとより、すべてのお客様とフェアで透明なビジネスを行います。このことが、長期的には、当社の利益につながると確信しているからです。
①（守秘義務）
お客様の秘密を守ることは、当社の役職員の最も基本的なルールです。お客様との取引を通じて知り得た情報については、本人の同意及び、法令に基づく等の正当な理由がある場合を除き、他に漏洩してはなりません。
②（お客様への対応）
私たちは、業務の一環としてお客様の様々な相談に応ずる必要がありますが、いかなる相談であれ、無責任な回答を行ってはなりません。お客様から苦情があった場合にも事態を正確に調査・把握し、お客様の立場に立った誠実な対応をとってください。
③（情報の保護）
私たちは、常駐型サービス業務や受託業務においてお客様の大切な情報を取り扱いますが、お客様が保有する個人情報や営業ノウハウ・企業機密情報等は、お客様にとっての貴重な財産であることを常に念頭に置き、善良なる管理者の注意をもって取り扱わなければなりません。
④（業務権限の遵守）
私たちは、業務の遂行上、お客様から様々な業務権限を付与されます。これは、契約に基づき、お客様から信頼を付与されていることに他なりません。従って、これら業務上得られる権限や特権は、細心の注意を払って、善良なる管理者の注意をもって取り扱わなければなりません。具体的には、これらの権限や特権を私的な利益目的に濫用することや、権限を逸脱した行為をすることなどの禁止です。こうした行為は、経済的・物理的な損害を発生させるのみならず、それ以上にお客様との信頼関係を毀損し、取引や契約の解除につながるからです。
⑤（公正な取引の遂行）
私たちは誰から見ても「常にフェアな取引を行っている」と言われる会社を目指しています。従って、何らかの個人的な利害関係のあるお客様と契約を結ぶ場合にも、常に公正な取引を遂行するよう努めなければなりません。また、いかなる行為であれ、お客様と会社の立場の違いを曖昧にするような依頼に応じてはなりません。お客様重視とはお客様の依頼を何でも受け入れることではないのです。
⑥（過剰な便宜供与の禁止）
私たちは、お客様との取引関係において、贈答品を送ったり、接待をしたりすることがありますが、この場合においても良好で円滑な取引関係を維持・進展することを目的とした常識の範囲内で行われるよう努めなければなりません。個人的な便宜の見返りを目的とした接待などは、厳に禁止されます。
⑦（過剰な便宜供与への対応）
お客様との関係では、私たちに金品の供与や接待、その他様々な便宜供与の申し出が行われることがあるかもしれません。例えば、相手方が転職や退職後の就職といった話を持ってくること、親族や友人の就職先を世話してくれることなどもそのひとつです。そうした状況に置かれた場合、過剰な便宜供与を受けることは、お客様との公正な取引関係の継続を歪めることにつながりかねません。私たちは、健全な取引関係の維持のためにも、そのような行為を慎まなければなりません。
⑧（ディスクロージャー）
私たちは、お客様との信頼関係に基づいてビジネスを行っています。それゆえ、お客様に対して、事業を安全かつ効率的に行う責任、また、その事業内容を正しく説明する責任を負っています。これらの責任を果たすため、適正な会計報告、内部監査の徹底、積極的なディスクロージャーを進めていきます。
（2）お客様以外の取引先やその他機関に対する私たちの行動規範
フェアな取引を行うため、私たちは、取引先、監督機関、その他職務上接触する様々な組織や個人との関係を、公正かつ透明なものとしなければなりません。
①（公正な取引先選定）
私たちは、品質、サービスの内容、価格、過去の実績、信頼度等を総合的に判断し、それに基づいて取引先を決定しなければなりません。このため、納入業者等直接取引関係にある取引先から常識の範囲を超えるような金品の授受や接待を受けてはなりません。これは、本来、私たちが下していたであろう適正なビジネス上の意思決定が歪められる恐れがあるからです。また、たとえ歪められなくとも、第三者より、不透明・不公正な関係であるとの疑いを持たれかねないからです。
②（リベート要求の禁止）
自己の立場を利用して、たとえ間接的な表現でも取引先に金品や接待を求めてはなりません。こうした行為は、信頼に基づいたビジネス関係を崩壊させる可能性があるからです。また、許容範囲内であると思われる行為でも、それが第三者の目に不自然な行為として映る場合には、これを差し控えなければなりません。自分の行為が誤解を招くかもしれないと感じたら、その行動は慎まなければなりません。
③（事後措置）
私たちは、やむを得ず、過剰な贈答品や接待を受けてしまった場合、直属の上司や管理部門責任者に相談の上、適切な措置をとらなければなりません。適切な措置とは、状況に応じて、丁重な断りの文書を添え会社の費用でそれを返送すること、それと同額程度のものを会社の費用で戻すこと、便宜を受けた個人をその取引先との仕事から一定期間外すこと等が考えられます。
④（公務員との健全な関係）
公務員との関係については、健全な関係を維持するよう配慮しなければなりません。公務員の置かれた立場や職権から考え、その接待が不自然と思われる場合には、これを差し控えなければなりません。特に監督官庁公務員との関係には特別の注意を払い、贈答・接待は一切行わないことを基本とします。
（3）株主等に対する私たちの行動規範
私たちは、株主や債権者から受け入れた貴重な資金を使ってビジネスを行っています。それゆえ、株主等に対しては、事業を安全かつ効率的に行う責任、またその事業内容を正しく説明する責任を負っています。これらの責任を果たすため、適正な会計報告、内部監査の徹底、積極的なディスクロージャーを進めていきます。
①（ディスクロージャー）
私たちは、株主等に対して、事業内容の詳細、その中でも投資判断にかかわる重要な情報を正確に伝えていかなければなりません。それらの情報の多くは、株主等が理解できるような形で公表する必要があります。
②（正確な記録）
ディスクロージャーの前提は正確な記録です。ビジネスに関するあらゆる情報は、法令・ルールにしたがって正しく記録しなければなりません。私たちは、社内のあらゆる文書に偽りや過ちがないよう、また、定められた期間保管するように十分注意を払わなければなりません。 特に財務報告については、内部統制の基本的計画、方針に基づき整備された業務プロセス及び監査体制の下で作成される信頼性のあるものでなければなりません。
③（内部監査の重視）
当社は、株主等の利益を守るため、中立的な観点からビジネスのあり方をチェックする内部監査システムを整備し、機能させていきます。連結決算における内部統制の観点からも、これを重視していきます。
④（株主等とのコミュニケーション）
株主等には、私たちは「利益と倫理が相反する場合、倫理を選択する」ことを確認し、それが会社の長期的利益に繋がることを伝えていきます。株主等の理解があって、初めて本格的なコンプライアンス体制を構築することができるからです。
（4）社会に対する私たちの行動規範
お客様、取引先等以外にも、私たちには数え切れないほどの利害関係者に対する法的・社会的・倫理的責任があります。中でも、社会的な合意に基づく法令やルールの遵守は、社会に対する最低限の責任です。
①（関連法令の遵守）
私たちは、事業内容に関連する法令（労働者派遣法、職業安定法等）を正しく理解し、遵守しなければなりません。
②（税法の遵守）
当社は、関係法令に照らし合わせ、納税の義務を法に沿った形で果たしていきます。関係する役職員は、これを遂行するうえで必要となる事務を誠実に行ってください。
③（知的財産権の尊重）
私たちは、著作権をはじめとする他人の知的財産権を尊重しなければなりません。特に、コンピュータのソフトウェアや出版物を違法にコピーしてはなりません。また、インターネット上の情報も、それぞれダウンロードする時は、著作権に関する条項を確認する必要があります。
④（反社会的勢力との対決）
私たちは、反社会的勢力に対して毅然とした態度で対応しなければなりません。また、反社会的勢力から不当な要求を受けた場合は、金銭などによる安易な妥協をしてはいけません。
⑤（当局への報告、捜査・調査への協力）
私たちは、法令違反等社会的に許されない問題が社内に発生した場合、また、その疑いがある場合は、内容に応じて、当局へ報告し、捜査・調査にも全面的に協力していきます。
⑥（業務の社会的責任）
私たちは、当社が行なっている業務の公共的責任と社会に対する影響力を自覚した行動を選択しなければなりません。
（5）より良い企業風土を作るための私たちの行動規範
風通しの良い企業風土は、コンプライアンス確保の大前提です。私たち一人ひとりの努力で、より良い企業風土を作り上げていきましょう。
①（差別の禁止）
雇用や処遇に当たっては、各人の仕事内容や業績に従って公平に評価しなければなりません。また、性別、人種、国籍、宗教、思想、年齢、身体上のハンディキャップ、その他個人的な特性に基づいた差別は、いかなる場合であっても、これを行ってはなりません。はっきり差別とはいえない場合でも、不快感を与えるような言動は差し控えてください。ある個人の身体的な特徴を材料にした冗談等も、働きがいのある職場を作るという目的に反します。
②（セクシャル・ハラスメント）
当社は、労働法等の関係法令に則った適正な職場環境の整備に努めていきます。そのため、性的な言動により他人に不快感を与える、または職場環境に悪影響を及ぼす等セクシャルハラスメントとなる行為を行ってはいけません。また、このようなセクシャルハラスメントを許してはいけません。
③（プライバシーの保護）
当社が有する役職員の個人情報は、厳正に管理し、本来の目的以外には使用してはなりません。また、裁判所の命令等の正当な理由がない限り、本人の承諾なく、外部に開示してはなりません。
④（不透明な習慣の排除）
当社では、昇進や異動等の決定の公正さに対する信頼を揺るがす恐れがあるような、部下から上司への金品の提供は認めません。ただし、冠婚葬祭等に関しては、常識の範囲でこれを認めます。
（6）組織の一員としての行動規範
私たちは、「会社の利益」という視点にたって行動する責任があります。したがって、自己または第三者の利益を図るために会社に損害を与えるような行動をとったり、有形無形の会社財産を私的な目的で使用すること等は、絶対に差し控えなければなりません。
①（内部ルール等の遵守）
私たちは、就業規則等に定められた遵守事項を守り、内部規定に則って忠実に職務を遂行しなければなりません。業務上の判断やその実施に際しては、かかる行動が内部ルールに反せず、しかも会社の利益に合致するかどうかを考えなければなりません。
②（利益相反取引の禁止）
私たちは、自己の利益と会社の利益が相反することがないよう行動しなければなりません。たとえば、仕事を通じて得られたビジネス・チャンス、人間関係、お客様リスト、お客様の信用情報等を使って、自分の個人的利益を追求することは認められません。 また、在籍中に当社の許可なく、当社の事業に類似した事業を営む会社を設立してはならず、また、その事業を営む他社への就職あるいは役員就任をしてはなりません。
③（会社財産の尊重）
私たちは、公私を峻別し会社財産を尊重しなければなりません。すべての会社財産は、業務を遂行するという目的において、私たちに貸与あるいは提供されているものです。したがって、会社の備品や消耗品を持ち帰ることは言うまでもなく、業務の遂行とは無関係な形で、インターネットや電子メールを使用することも慎まなければなりません。
④（情報システムの適切な使用）
私たちは、他人のユーザーIDやパスワードを利用してコンピュータに不正侵入し、情報を不正に取得したり、破壊や誤作動を起こさせる等の業務妨害をしてはなりません。また、他人の名誉を傷つける情報や侮辱するような情報、他人に不快感を与える情報等を流したり、そのようなサイトにアクセスしたりしてはなりません。
⑤（公正な経費処理等）
私たちは、旅費や交際費、労働時間、有給休暇等に関する報告を正確に行わなければなりません。
⑥（日常的な情報管理の意識）
私たちは、業務上知り得たお客様情報、営業情報等一切の機密情報を厳重に管理し、外部への漏洩を防止しなければなりません。たとえ退職後といえども、在任中に知り得た機密情報については、開示したり漏洩したりしてはなりません。
⑦（対外広報）
当社の情報開示は、広報関連部署を通じて正式に行わなければなりません。特に報道機関等から、インタビューを求められ個人的な意見を述べても、会社の意見として報道される可能性のあることを留意する必要があります。
4.コンプライアンス体制について
（1）運営体制
コンプライアンスをより確実に実践するための体制として、「管理部」にて『コンプライアンス統括業務』を所管し、全社としてのコンプライアンスに対する方針の作成・改訂、コンプライアンス体制の構築・維持・管理、コンプライアンスに関する教育・啓蒙、コンプライアンスの実践状況の確認等に取り組みます。
コンプライアンス体制組織図
（2）コンプライアンス問合せ先（相談窓口）
コンプライアンスに関する問合せ先は以下のとおりであります。コンプライアンスの徹底が企業存続の礎であることを理解し、たとえ些細な問題であっても報告・相談をしてください。
| 問合せ先 | 電話番号 | メールアドレス |
|---|---|---|
| 管理部 | 03-5283-7177 | compliance@threes.ne.jp |
| 各部 コンプライアンス担当者 | 各部により決定 | 各部により決定 |
［相談窓口への報告ルール］
①報告・相談は顕名とするが、報告者の秘密は厳守する。
②コンプライアンス相談窓口への報告・相談行為を理由に報告者に不利益な処遇がなされることがないよう保障する。
③コンプライアンスに関する報告・相談を行ったことにより、不利益な処遇を受けたと思われる者は、管理部に相談することができる。
④当社コンプライアンス担当部門は、報告・相談を受けた事項の処理内容について、報告者にフィードバックする。
（3）問題発生時の対応
問題発生時の対応は以下のとおりです。
①各部において、コンプライアンス上問題が発生した場合は、直ちに各部コンプライアンス担当を通じ、当社コンプライアンス担当部門に報告する。
②報告を受けたコンプライアンス担当部門は、問題の内容を精査し、担当部門に問題の調査・対応を委嘱する。
③当社コンプライアンス担当部門は社長に報告し、社長が重要であると判断した場合は、当社取締役会に報告するものとする。
④特に全社で対応を要する問題については、当社コンプライアンス担当部門の下に調査委員会を組織するなどし、真相の究明に当たらせ、当社コンプライアンス担当部門として、再発防止策を含む対応について提言を行う。
（4）違反行為への対応
法令違反等のコンプライアンスに関する違反行為については、就業規則等に基づいて判断し、対応します。
